Konserwacje wykonywane przez personel oddziału: jak je zapisywać

Cytaty pochodzą z tekstu jednolitego ustawy z 7 kwietnia 2022 r. o wyrobach medycznych (Dz.U. 2024 poz. 1620), sprawdzonego 2 listopada 2026 r. Wszystko, co dalej opisujemy jako sposób zapisu, jest dobrą praktyką organizacyjną, a nie wymogiem z tej ustawy.

Konserwacja użytkownika a przegląd techniczny

To dwie różne czynności, choć w obu pada słowo „konserwacja”.

Konserwacja użytkownika to to, co instrukcja używania każe robić osobie, która z aparatu korzysta. Zależnie od aparatu może to być czyszczenie i dezynfekcja powierzchni, kontrola wizualna obudowy, przewodów i akcesoriów, test lub autotest przed użyciem albo wymiana akcesoriów jednorazowych. Każda z tych czynności wchodzi w grę tylko wtedy, gdy przewiduje ją instrukcja używania danego aparatu. Robi to personel oddziału, w trakcie zwykłej pracy.

Przegląd techniczny wykonuje serwis albo osoba z odpowiednimi kwalifikacjami. Kończy się protokołem z oceną stanu technicznego. O tym, kto może go wykonywać, piszemy w osobnym tekście o kwalifikacjach do przeglądów.

Przykład z oddziału: pielęgniarka przed dyżurem przeciera obudowę pompy, ogląda przewód zasilający i uruchamia test, który opisuje instrukcja. To konserwacja użytkownika. Raz na jakiś czas przychodzi serwis, wykonuje pomiary i zostawia protokół z oceną „sprawne technicznie”. To przegląd. Wpis o konserwacji nie zastępuje protokołu z przeglądu, a protokół nie zastępuje wpisów o konserwacji. Gdzie przebiega granica przy konkretnym aparacie, rozstrzyga jego instrukcja używania.

Co mówi art. 63 ustawy o wyrobach medycznych

Art. 63 ust. 1 brzmi: „Wyrób powinien być właściwie dostarczony, prawidłowo zainstalowany i utrzymywany oraz używany zgodnie z przewidzianym zastosowaniem, a użytkownik wyrobu jest obowiązany do przestrzegania instrukcji używania wyrobu.”

Ust. 3 mówi o dokumentacji. Podmiot wykonujący działalność leczniczą oraz użytkownicy wykorzystujący wyroby do działalności gospodarczej lub zawodowej „są obowiązani posiadać dokumentację wykonanych instalacji, napraw, konserwacji, działań serwisowych, aktualizacji oprogramowania, przeglądów, regulacji, kalibracji, wzorcowań, sprawdzeń i kontroli bezpieczeństwa wyrobu, wynikających z instrukcji używania wyrobu”. Dokumentacja ma zawierać „co najmniej daty wykonania tych czynności, imię i nazwisko lub nazwę (firmę) podmiotu, który wykonał te czynności, ich opis, wyniki i uwagi dotyczące wyrobu”.

Z tego tekstu wynikają trzy rzeczy ważne dla oddziału:

• Konserwacje stoją na tej samej liście co przeglądy. Przepis nie dzieli czynności na te, które wykonuje personel, i te, które wykonuje serwis.
• Punktem odniesienia jest instrukcja używania. Chodzi o czynności z niej „wynikające”, a nie o wszystko, co ktoś na oddziale przy aparacie robi.
• Minimum wpisu jest wymienione wprost: data, imię i nazwisko wykonawcy, opis, wyniki i uwagi.

Ust. 4 dotyczy z kolei terminów: dokumentacja ma określać „terminy następnych konserwacji, działań serwisowych, przeglądów” i dalszych czynności, „wynikające z instrukcji używania wyrobu lub zaleceń podmiotów, które wykonały czynności, o których mowa w ust. 3”. Ust. 5 mówi, że dokumentację „przechowuje się nie krócej niż przez okres 5 lat od dnia zaprzestania używania wyrobu”. Szersze omówienie całego artykułu jest we wpisie o podstawie prawnej przeglądów.

Co zapisać przy każdej konserwacji

Wpis ma odpowiedzieć na pytania, które za rok zada ktoś, kto przy tym nie był:

1. Kiedy. Pełna data: dzień, miesiąc, rok. Sama nazwa miesiąca nie wystarczy, gdy instrukcja przewiduje czynność częściej niż raz w miesiącu.
2. Kto. Imię i nazwisko, czytelnie. Parafa jest jasna dziś, ale po zmianie obsady nikt jej nie odczyta.
3. Przy czym. Numer fabryczny albo inwentarzowy, jeśli zapis nie leży fizycznie przy jednym aparacie. „Pompa 2” przestaje cokolwiek znaczyć po pierwszej zamianie sprzętu między salami.
4. Co zrobiono. Nazwą czynności z instrukcji: „czyszczenie obudowy, kontrola przewodów, test przed użyciem”, a nie „konserwacja”.
5. Wynik i uwagi. „Bez uwag” wtedy, gdy uwag nie było. Gdy coś nie przeszło, zapisz, co to było i komu to zgłoszono.

Termin następnej konserwacji bierze się z instrukcji używania. Nie podajemy tu żadnych odstępów, bo różnią się między aparatami. Jak odtworzyć zgubiony odstęp, opisujemy na przykładzie przeglądów w tekście skąd wziąć interwał.

Karta przy aparacie, zeszyt czy system

Spotyka się trzy miejsca zapisu. Każde działa, jeśli jest jedno i wszyscy o nim wiedzą.

• Karta przy aparacie. Jest pod ręką, więc wpis powstaje od razu. Słabe strony: brudzi się, gubi i kończy. Zapełnioną kartę trzeba odłożyć do dokumentacji aparatu, a nie do kosza, bo okres przechowywania liczy się od zaprzestania używania wyrobu.
• Zeszyt oddziałowy. Jeden na wiele aparatów, leży w dyżurce. Wymaga numeru aparatu przy każdym wpisie, a przy kontroli trzeba z niego wyłuskać historię jednego urządzenia.
• System. Datę i autora zapisuje sam, a historia jednego aparatu jest w jednym miejscu. Wymaga kont dla personelu i dostępu do systemu tam, gdzie stoi sprzęt.

Najczęstszy błąd to dwa miejsca naraz, na przykład karta przy aparacie i zeszyt w dyżurce. Część osób wpisuje w jedno, część w drugie, i żadne nie jest kompletne. Wybór miejsca warto zapisać w procedurze oddziału.

Typowe problemy w zapisach

• Podpis bez daty. Wiadomo, kto, ale nie wiadomo, kiedy. Taki wpis nie pokaże, czy czynność była wykonywana w rytmie z instrukcji.
• „OK” bez opisu. Nie wiadomo, co sprawdzono ani czy w ogóle zrobiono to, co przewiduje instrukcja. Wystarczy jedno zdanie z nazwami czynności.
• Wpisy dopisywane hurtem. Trzy podpisy tym samym długopisem na koniec miesiąca czytają się inaczej niż wpisy robione na bieżąco. Wpis powstaje w dniu czynności.
• Doklejone kartki w paszporcie. Gdy w paszporcie kończy się miejsce, nowe kartki przykleja się taśmą, wpisy z różnych lat mieszają się, a konserwacje przeplatają się z przeglądami. Lepiej założyć kolejną kartę albo tom z numerem i odesłaniem do poprzedniego, a konserwacje użytkownika prowadzić w osobnej części niż przeglądy.
• Usterka zapisana tylko w karcie konserwacji. Jeśli przy teście coś nie zadziałało, sam wpis w karcie nikogo nie zawiadamia. Co zrobić z aparatem, opisujemy w tekście o sprzęcie po awarii.

Jak to wygląda w MedPass

W MedPass, systemie ewidencji aparatury, konserwację wpisuje się w paszporcie urządzenia. Osoba z zestawem uprawnień „Personel oddziału” po zalogowaniu widzi w formularzu zdarzenia tylko konserwację: podaje datę wykonania i opis tego, co zrobiono, a jako wykonawca zapisuje się domyślnie zalogowana osoba. Orzeczenia o stanie technicznym ani wycofania aparatu ta rola wpisać nie może. Wpisu nie da się później zmienić ani usunąć, pomyłkę prostuje się nowym wpisem. Szczegóły są w artykułach jak zapisać konserwację i inne czynności i zestawy uprawnień.

Czego ten tekst nie rozstrzyga

Nie mówimy, jakie czynności i jak często wykonywać przy konkretnym aparacie: to rozstrzyga jego instrukcja używania. Nie mówimy, kto w placówce może wykonywać konserwację użytkownika, bo to decyzja kierownika placówki i jej procedur. Nie oceniamy też, czy wynik konserwacji pozwala dalej używać aparatu.

Źródła

• Ustawa z dnia 7 kwietnia 2022 r. o wyrobach medycznych, tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1620, art. 63 ust. 1, 3, 4 i 5. Sejm, ELI, dostęp 2.11.2026.