Skąd wziąć interwał przeglądu, gdy nikt go już nie pamięta

Pierwsze źródło: instrukcja obsługi producenta

To jest miejsce, od którego zaczynają wszyscy, i zwykle wystarcza. Producent określa w instrukcji, jak często wykonuje się czynności przy jego urządzeniu i jaki mają zakres. Problem jest prozaiczny: instrukcja leży w segregatorze, którego nikt nie otwierał od zakupu, albo przyszła na płycie.

Kiedy papieru nie ma, prawie zawsze da się pobrać instrukcję ze strony producenta po nazwie modelu i numerze katalogowym. Warto przy tej okazji zapisać przy urządzeniu sam odnośnik albo plik, a nie tylko wyciągniętą z niego liczbę. Za dwa lata ktoś zapyta, skąd ta data, i to jest jedyna odpowiedź, która wtedy zadziała.

Drugie źródło: umowa z firmą serwisową

Jeżeli sprzęt obsługuje firma zewnętrzna, rytm bywa zapisany w umowie i bywa inny niż w instrukcji, zwykle gęstszy. To nie jest sprzeczność do rozstrzygania: placówka może przyjąć ostrzejszy z dwóch i tak zwykle robi. Ważne, żeby w ewidencji stało, który z nich przyjęto, bo inaczej przy zmianie firmy serwisowej terminy zaczną się nagle rozjeżdżać i nikt nie będzie wiedział dlaczego.

Trzecie źródło: dokument z poprzedniej czynności

Wykonawca przeglądu często wpisuje w protokole datę następnego. To jest źródło najwygodniejsze i najmniej trwałe: działa, dopóki poprzedni protokół istnieje i da się go znaleźć. Jeżeli to jedyne, co masz, warto potraktować je jako punkt wyjścia i przy najbliższej okazji potwierdzić w instrukcji.

Czego nie robić

Nie przepisuj interwału z innego urządzenia tego samego typu. Dwa autoklawy tej samej marki, kupione w odstępie czterech lat, potrafią mieć różne zalecenia, bo producent je po drodze zmienił.

Nie ustalaj jednej daty na całą placówkę. Kusi, bo upraszcza planowanie, ale po roku okazuje się, że połowa sprzętu jest przeglądana za często, a połowa za rzadko, i nikt nie umie powiedzieć, które to które.

Nie zostawiaj pola pustego, gdy nie wiesz. Urządzenie bez terminu znika z każdego zestawienia, a znikać nie powinno. Lepszy jest termin wstępny z dopiskiem „do potwierdzenia w instrukcji” niż brak wpisu, bo pierwszy wraca do Ciebie sam, a drugi nie wraca nigdy.

Co z tym robi system

MedPass trzyma przy każdym terminie podstawę, z której on wynika, w polu obok daty. To jest cała funkcja i cały jej sens: rok później widać nie tylko, kiedy wypada następna czynność, ale też dlaczego akurat wtedy i kto tak ustalił. Terminów nie wyznaczamy za placówkę, bo to nie jest decyzja dostawcy oprogramowania.