Protokół z przeglądu
Firma serwisowa wypełnia protokół u Ciebie na miejscu i dołącza własny dokument. Do ewidencji trafiają wtedy trzy rzeczy naraz: plik, data wykonania i następny termin policzony od niej.
Protokół z przeglądu sprzętu medycznego zapisany w paszporcie urządzenia
Protokół z przeglądu sprzętu medycznego w MedPass to wpis w historii urządzenia z dołączonym dokumentem od wykonawcy, datą, rodzajem czynności, kwalifikacjami wykonawcy i oceną stanu technicznego. Historia jest tylko do dopisywania: pomyłkę poprawia sprostowanie, a pierwotny wpis zostaje widoczny. Z tej historii składa się paszport urządzenia do druku.
Dziś
Co dzieje się z protokołem bez systemu
Protokół z przeglądu powstaje u wykonawcy, na papierze albo w PDF, i od tej chwili żyje własnym życiem. Papier trafia do segregatora, PDF do skrzynki mejlowej, a termin następnego przeglądu do arkusza, jeśli ktoś go przepisze. Przy pytaniu o historię jednego aparatu trzeba ją złożyć z trzech miejsc.
Arkusz i folder z plikami mają jeszcze jedną słabość: wpis da się zmienić bez śladu. Data przeglądu poprawiona po fakcie wygląda tak samo jak data wpisana w dniu przeglądu, więc taki zapis słabo nadaje się na dowód.
Ustawa o wyrobach medycznych z 7 kwietnia 2022 r. w art. 63 ust. 3 wymienia, co obejmuje dokumentacja czynności przy wyrobie, w tym datę, wykonawcę, opis i wyniki. Art. 63 ust. 5 mówi o jej przechowywaniu przez co najmniej 5 lat od zaprzestania używania wyrobu.
Paszport techniczny
Paszport każdego urządzenia w systemie
Dane, protokoły i historia, której nie da się po cichu poprawić, z wydrukiem dla kontroli na jedno kliknięcie.
Paszport urządzenia do druku
Ten sam paszport, którego szuka kontrola, tyle że na jedno kliknięcie i zawsze aktualny. Karta techniczna, terminy z podstawą i cała historia zdarzeń w układzie, który da się wydrukować i wpiąć.
Historia bez cichych poprawek
Każdy wpis w historii dostaje skrót liczony z wpisu poprzedniego. Zmiana starego wpisu zrywa łańcuch i widać to na tym ekranie, więc dokumentacja jest dowodem, a nie tylko zapisem.
Jak to działa
Jak zapisuje się protokół w MedPass
Dołączasz dokument wykonawcy
Firma serwisowa z kontem w MedPass albo osoba z placówki otwiera paszport urządzenia i dodaje protokół. Plik jest obowiązkowy: PDF, JPEG albo PNG, do 10 MB, najwyżej dziesięć plików. Bez dokumentu powstaje zwykły wpis w historii, a nie protokół.
Uzupełniasz pięć pól
Rodzaj czynności, data wykonania, wykonawca, jego kwalifikacje i ocena stanu technicznego: sprawne technicznie, sprawne z ograniczeniami albo niesprawne. Ocenę wpisuje człowiek, nawet gdy stoi już w dołączonym pliku. Firma serwisowa wpisuje kwalifikacje raz w kartotece i wybiera je z listy.
Wpis trafia do łańcucha skrótów
Każdy wpis dostaje skrót liczony z jego treści i ze skrótu wpisu poprzedniego. Ten sam skrót drukuje się w stopce paszportu, więc wydruk da się porównać z ekranem.
Pomyłkę poprawia sprostowanie
Błędnej daty ani wyniku nie da się nadpisać. Sprostowanie jest nowym wpisem wskazującym poprzedni, a w historii widać oba, z dopiskiem, że pierwszy wpis został później sprostowany.
Historia zbiera też inne czynności
Naprawę, wymianę części, wzorcowanie, walidację, testy podstawowe i specjalistyczne, aktualizację oprogramowania, szkolenie personelu, relokację, konserwację i wycofanie z użytkowania. Personel oddziału może wpisywać samą konserwację, bez prawa do orzeczeń.
Dla kogo
Kto pisze i czyta protokoły w MedPass
Firma serwisowa
Wpisuje protokół u klienta na miejscu, z kwalifikacjami i przyrządami pomiarowymi z własnej kartoteki, bez wysyłania plików mejlem.
Opiekun aparatury
Dołącza protokoły, które przyszły na papierze albo w PDF, i nie przepisuje dat do arkusza, bo termin przelicza się sam.
Personel oddziału
Zapisuje bieżącą konserwację przy sprzęcie, którego używa, bez dostępu do orzeczeń i bez prawa wycofania urządzenia z użytku.
Audyt i dyrekcja
Zestaw „Tylko podgląd” pozwala czytać historię i paszporty bez możliwości dopisania czegokolwiek.
Granice
Czego MedPass nie robi z dokumentacją
- Nie odczytuje danych z dołączonego PDF. Pola protokołu wypełnia człowiek, a plik od wykonawcy zostaje jako dokument źródłowy.
- Nie ocenia stanu technicznego urządzenia. Ocenę wpisuje osoba, która wykonała czynność.
- Nie ma jeszcze formularza pomiarów wypełnianego w MedPass. Do czasu jego udostępnienia wyniki pomiarów zostają w dokumencie wykonawcy dołączonym do wpisu.
- Nie pozwala usunąć ani nadpisać wpisu w historii. To decyzja projektowa, a nie brakująca funkcja.
Pytania
Pytania
Krótkie odpowiedzi na to, o co pytają placówki.
Czy firma serwisowa musi mieć konto w MedPass?
Nie. Protokół od wykonawcy bez konta dołącza osoba z placówki i uzupełnia pięć pól. Konto po zaproszeniu pozwala firmie wpisywać protokoły samodzielnie, przy urządzeniach placówki, która ją zaprosiła.
Co, jeśli w zapisanym protokole jest błąd?
Dodajesz sprostowanie, czyli nowy wpis, który wskazuje błędny. Pierwotny wpis zostaje w historii z oznaczeniem, że go sprostowano, więc widać zarówno pomyłkę, jak i poprawkę.
Czym protokół z przeglądu różni się od paszportu technicznego?
Protokół dokumentuje jedną czynność przy urządzeniu. Paszport techniczny zbiera wszystkie: kartę techniczną, terminy z podstawą i całą historię, razem z protokołami. W MedPass paszport składa się z historii i drukuje na żądanie, więc nie prowadzisz go osobno.
Czy wycofane urządzenie traci historię?
Nie. Wycofanie z użytkowania jest kolejnym wpisem w historii, a paszport zostaje w ewidencji z kompletem wcześniejszych wpisów. Przepis o przechowywaniu dokumentacji (art. 63 ust. 5 ustawy o wyrobach medycznych) liczy 5 lat od zaprzestania używania wyrobu, więc historia sprzed wycofania nadal bywa potrzebna.
Zobacz też
Powiązane strony
Zobacz te ekrany pod Twoje pytania
Pokażemy MedPass na rozmowie wideo, na danych pokazowych, i odpowiemy na Twoje pytania. Termin zaproponujemy w ciągu 24 godzin.
