Pulpit terminów dla pracowni i punktu pobrań
Pierwszy ekran pokazuje, co wymaga uwagi: sprzęt po terminie, z terminem w ciągu trzydziestu dni i bez historii. Pipeta i cieplarka stoją na tej samej liście co analizator.
Ewidencja aparatury w laboratorium: wzorcowania, świadectwa i terminy przy każdym urządzeniu
Ewidencja aparatury w laboratorium w MedPass to karta każdego urządzenia, od analizatora po pojedynczą pipetę, z osobnym terminem dla każdej czynności i dokumentem, który po niej został. W laboratorium sprzętu z terminem jest dużo, a większość terminów to wzorcowania zakończone świadectwem z liczbami. Kłopot zaczyna się, gdy świadectwo leży w skrzynce mailowej, termin w arkuszu, a pipeta na blacie, i przed audytem trzeba to złożyć w jedną całość. MedPass trzyma świadectwo przy wpisie, wpis przy urządzeniu i liczy następny termin od dnia wzorcowania.
Punkt wyjścia
Jak wygląda dzień w laboratorium
Nadzór nad wyposażeniem pomiarowym wygląda w praktyce tak: na blatach pracowni leży kilkadziesiąt pipet automatycznych, każda z własnym numerem i własnym terminem wzorcowania. Analizator serwisuje firma z umowy, wirówki i cieplarki ktoś inny, a pipety jadą do laboratorium wzorcującego partiami, kiedy uda się je zebrać. Świadectwa wracają mailem albo w kopercie i trafiają do segregatora osoby od jakości, a terminy do arkusza, który zna tylko ona. Rejestr temperatur lodówek i cieplarek idzie osobnym torem. Przed audytem ktoś przegląda segregator kartka po kartce i sprawdza, czy numer na świadectwie zgadza się z numerem na pipecie.
Sprzęt z terminami
- Pipety automatyczne
- Analizator biochemiczny
- Wirówka laboratoryjna
- Cieplarka
- Lodówka i zamrażarka laboratoryjna
- Mikroskop
- Autoklaw
Przykład
Jeden tydzień w laboratorium, krok po kroku
Centrum Medyczne Vita (placówka pokazowa). Pracownia analityczna i punkt pobrań mają razem dwanaście urządzeń. Jedna pipeta jest po terminie wzorcowania od osiemnastu dni, trzy urządzenia mają termin w ciągu trzydziestu dni, a dwa nie mają w historii ani jednego wpisu.
Cieplarka ma przy jednej karcie trzy terminy: przegląd okresowy u serwisu, wzorcowanie w laboratorium wzorcującym i walidację zlecaną firmie zewnętrznej. Każdy liczy się osobno, więc wykonane wzorcowanie nie przesuwa daty przeglądu.
Laboratorium wzorcujące odsyła świadectwo pipety w PDF. Osoba od jakości wpisuje wzorcowanie z datą, wykonawcą i oceną stanu technicznego, dołącza świadectwo do wpisu, a następny termin liczy się od dnia wzorcowania.
W jednym wpisie pada zła data. Wpis nie znika i nie da się go nadpisać: dostaje sprostowanie z powodem, a w historii widać oba.
Przed audytem osoba od jakości pobiera pakiet tylko dla pracowni analitycznej: wykaz aparatury i paszporty urządzeń z historią wzorcowań i przeglądów, razem z pozycją po terminie.
W MedPass
Co MedPass robi w laboratorium
Liczby na ekranach są liczbami placówki pokazowej z przykładu.
Rejestr z podziałem na pracownie
Sprzęt medyczny w laboratorium i przyrządy pomiarowe w jednym spisie, z jednostką, numerem fabrycznym i stanem terminu. Filtr po jednostce zawęża listę do jednej pracowni.
Kilka terminów przy jednym urządzeniu
Przegląd, wzorcowanie i walidacja mają przy jednej karcie osobne terminy, każdy z własnym wykonawcą i częstotliwością. Wykonane wzorcowanie zamyka tylko termin wzorcowania.
Świadectwo wzorcowania przy wpisie
Wpis ma datę, wykonawcę, ocenę stanu technicznego i następny termin, a świadectwo w PDF jest dołączone do niego. Liczby zostają w świadectwie, takie, jakie wystawiło laboratorium wzorcujące.
Pakiet do audytu dla jednej pracowni
Wykaz aparatury i paszporty urządzeń w jednym dokumencie do wydruku, dla całej placówki albo dla wybranej jednostki. Pozycje po terminie zostają w pakiecie.
Granice
Czego MedPass nie robi
Lepiej wiedzieć przed pokazem niż po podpisaniu umowy.
- Nie prowadzi rejestru temperatur lodówek, zamrażarek i cieplarek i nie łączy się z rejestratorami ani czujnikami. Raport z rejestratora możesz dołączyć jako plik do wpisu.
- Nie łączy się z analizatorami ani z systemem laboratoryjnym (LIS) i nie odczytuje z nich danych. Nie mamy dziś żadnego połączenia z systemem zewnętrznym.
- Nie czyta liczb ze świadectwa wzorcowania i nie ocenia, czy błąd mieści się w Twoich granicach. Ocenę stanu technicznego wpisuje człowiek, a świadectwo zostaje takie, jakie wystawił wykonawca.
- Nie ocenia, czy laboratorium spełnia wymagania akredytacji albo normy ISO 15189. Pokazuje dokumenty i daty, a ocenę wydaje audytor.
- Nie wyznacza, co ile wzorcować pipety czy wirówki. Podstawę terminu wpisuje laboratorium, z instrukcji producenta albo z własnej procedury.
- Nie przechowuje wyników badań ani danych pacjentów. W bazie są urządzenia, dokumenty techniczne i osoby, które ten sprzęt obsługują.
Pytania
Pytania o ewidencję w laboratorium
Konkretne sytuacje w laboratorium, o które warto zapytać, zanim zamówisz demo.
Czy MedPass prowadzi rejestr temperatur lodówek i cieplarek?
Nie. MedPass nie zbiera odczytów temperatury i nie łączy się z rejestratorami ani czujnikami, więc bieżący rejestr zostaje tam, gdzie prowadzisz go dziś. W ewidencji stoi samo urządzenie: jego przeglądy, wzorcowania i walidacje z terminami, a raport z rejestratora możesz dołączyć do wpisu jako plik PDF.
Mamy kilkadziesiąt pipet automatycznych. Czy każda jest osobną pozycją?
Tak, jeśli każda ma własny numer fabryczny i własne świadectwo wzorcowania. Wtedy termin, świadectwo i ocena dotyczą jednej pipety, a pulpit pokazuje, które zbliżają się do terminu. Listę wczytasz z arkusza .xlsx albo .csv zamiast wpisywać każdą ręcznie. Cenę liczymy od liczby urządzeń w ewidencji, więc przy dużej liczbie pipet sprawdź ją w cenniku przed wdrożeniem.
Czy ewidencja w MedPass wystarczy na audyt akredytacyjny?
MedPass nie ocenia, czy laboratorium spełnia wymagania akredytacji, i nie zastępuje Twojego systemu zarządzania jakością. Daje uporządkowany materiał: wykaz aparatury, historię czynności z datą, wykonawcą i orzeczeniem oraz świadectwa przy wpisach. Wpisu w historii nie da się po fakcie zmienić ani usunąć. Pomyłkę poprawia się sprostowaniem, a pierwotny wpis zostaje widoczny.
Skąd MedPass bierze terminy wzorcowania pipet i wirówek?
Od Ciebie. Przy każdym terminie wpisujesz częstotliwość i jej podstawę: zalecenie producenta, wymóg prawny albo decyzję placówki, a MedPass liczy od niej datę następnej czynności. Przy sprzęcie będącym wyrobem medycznym art. 63 ust. 4 ustawy z 7 kwietnia 2022 r. o wyrobach medycznych (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1620) mówi o dokumentacji terminów następnych czynności. MedPass nie rozstrzyga, który przyrząd jest wyrobem medycznym ani jaki termin jest właściwy.
Inne typy placówek
Przychodnia, POZ, AOSSprzęt w kilkunastu gabinetach, terminy u jednej osoby w jednym arkuszu. Jak wygląda ewidencja aparatury w przychodni i co się w niej zmienia.
StomatologiaW gabinecie stomatologicznym każde urządzenie ma inny rytm, innego wykonawcę i inny dokument. Jak prowadzić to w jednej ewidencji.
SzpitalEwidencja aparatury w szpitalu z podziałem na oddziały i pracownie. Laboratorium wzorcuje, RTG testuje, oddział robi przegląd, a lista jest jedna.
Zobacz MedPass pod Twoje pytania
Napisz, co chcesz zobaczyć. W ciągu 24 godzin przyślemy nagranie pokazu pod Twoje pytania, bez spotkania i bez zobowiązania.
