Cały sprzęt gabinetu na jednej liście
Laser, IPL, autoklaw i aparat USG w jednym spisie, z pomieszczeniem, w którym stoją dziś, i stanem terminu. Widać od razu, co jest po terminie, a co ma termin w najbliższym miesiącu.
Ewidencja i paszport techniczny sprzętu w gabinecie medycyny estetycznej
W gabinecie medycyny estetycznej, w którym zabiegi wykonuje lekarz, sprzętu jest niewiele, ale prawie każde urządzenie ma inną instrukcję producenta, innego wykonawcę przeglądu i inny termin. Art. 63 ustawy o wyrobach medycznych wymienia wprost podmiot wykonujący działalność leczniczą: mówi o dokumentacji wykonanych czynności, o terminach następnych i o przechowywaniu jej przez co najmniej 5 lat od zaprzestania używania wyrobu. Ustawa obejmuje przy tym także część sprzętu bez przeznaczenia medycznego, na przykład lasery i IPL do zabiegów na skórze. MedPass prowadzi każde urządzenie we własnym paszporcie, z historią i terminem, którego podstawę widać przy dacie.
Punkt wyjścia
Jak wygląda dzień w gabinecie medycyny estetycznej
Gabinet ma dwa pomieszczenia zabiegowe i zaplecze. Laser i urządzenie IPL stoją na wózkach i przejeżdżają tam, gdzie akurat jest zabieg. Autoklaw pracuje na zapleczu po każdej serii narzędzi. Każde z tych urządzeń ma własną instrukcję i może mieć innego wykonawcę przeglądu, a protokoły leżą w teczce, w mejlach albo u osoby, która je kiedyś odebrała. O terminie przypomina zwykle ktoś z zewnątrz albo nikt, a pytanie, kiedy był ostatni przegląd lasera, kończy się szukaniem kartki między jednym pacjentem a drugim.
Sprzęt z terminami
Przykład
Jeden tydzień w gabinecie medycyny estetycznej, krok po kroku
Gabinet medycyny estetycznej (placówka pokazowa). Gabinet ma cztery urządzenia z terminami w trzech jednostkach: dwóch pomieszczeniach zabiegowych i zapleczu. Laser i urządzenie IPL mają osobne paszporty, każdy z terminem przeglądu, którego podstawą jest instrukcja producenta danego modelu.
Laser przejeżdża z pomieszczenia zabiegowego 1 do pomieszczenia 2. Osoba prowadząca gabinet dodaje w jego paszporcie zdarzenie „Relokacja” z nową jednostką, a historia przeglądów zostaje przy urządzeniu.
Po przeglądzie wykonawca zostawia protokół. Trafia on do historii lasera jako plik, z datą, wykonawcą i oceną stanu technicznego wpisaną przez człowieka. Data następnego przeglądu z protokołu ma pierwszeństwo przed wyliczoną.
Przy zabiegu urządzenie IPL wyświetla komunikat błędu. Lekarka skanuje telefonem naklejkę na obudowie i opisuje usterkę bez logowania. Zgłoszenie czeka na liście osoby, która prowadzi ewidencję, a o odstawieniu urządzenia decyduje człowiek.
W MedPass
Co MedPass robi w gabinecie medycyny estetycznej
Liczby na ekranach są liczbami placówki pokazowej z przykładu.
Termin z podstawą przy każdym urządzeniu
Przy dacie stoi, skąd się wzięła: z instrukcji producenta albo z zalecenia wykonawcy wpisanego w protokole. Rok później widać, dlaczego akurat ta data, nawet gdy w gabinecie pracuje już kto inny.
Zgłoszenie usterki z naklejki
Kod na obudowie i telefon wystarczą. Osoba przy zabiegu opisuje problem od razu, bez logowania, a zgłoszenie trafia na listę osoby, która prowadzi ewidencję.
Paszport urządzenia do druku
Karta techniczna, terminy z podstawą i cała historia w układzie do wydruku. Zawsze aktualna, bo powstaje z tego, co jest w systemie.
Granice
Czego MedPass nie robi
Lepiej wiedzieć przed pokazem niż po podpisaniu umowy.
- Nie łączy się z laserem, urządzeniem IPL ani autoklawem, nie odczytuje z nich danych i nie blokuje ich po terminie. O odstawieniu urządzenia decyduje człowiek.
- Nie wiąże urządzenia z pacjentem ani z wykonanym zabiegiem i nie prowadzi dokumentacji medycznej.
- Nie rozstrzyga, czy dany model jest wyrobem medycznym, czy produktem bez przeznaczenia medycznego. To wynika z dokumentacji producenta.
- Nie wyznacza, jak często robić przegląd. Podstawę wpisuje gabinet, a system liczy od niej datę.
Pytania
Pytania o ewidencję w gabinecie medycyny estetycznej
Konkretne sytuacje w gabinecie medycyny estetycznej, o które warto zapytać, zanim zamówisz demo.
Czy ustawa o wyrobach medycznych dotyczy lasera i IPL używanych do zabiegów estetycznych?
Może dotyczyć, nawet jeśli urządzenie nie ma przeznaczenia medycznego. Art. 1 ust. 2 pkt 1 ustawy obejmuje wyroby, o których mowa w art. 1 ust. 4 rozporządzenia 2017/745 (MDR), a ten przepis sięga także po produkty z załącznika XVI. Według opracowań tego załącznika należą do nich urządzenia emitujące promieniowanie elektromagnetyczne o wysokim natężeniu, takie jak lasery i IPL do zabiegów na skórze. Jak zakwalifikowano dany model, sprawdź w dokumentacji producenta.
Jakie dokumenty sprzętu prowadzi gabinet medycyny estetycznej?
Art. 63 ustawy o wyrobach medycznych mówi o trzech rzeczach. Ust. 3: dokumentacja wykonanych czynności, takich jak naprawy, konserwacje, aktualizacje oprogramowania i przeglądy wynikające z instrukcji, z datą, wykonawcą, opisem, wynikami i uwagami. Ust. 4: dokumentacja terminów następnych czynności. Ust. 5: przechowywanie jej nie krócej niż 5 lat od dnia zaprzestania używania wyrobu.
Co ile robić przegląd lasera, IPL albo autoklawu w gabinecie?
Tak często, jak podaje instrukcja używania danego modelu albo zalecenie podmiotu, który wykonał ostatni przegląd. Art. 63 ust. 4 mówi o terminach „wynikających z instrukcji używania wyrobu lub zaleceń podmiotów, które wykonały czynności”. Jednej liczby dla wszystkich urządzeń ustawa nie podaje, a każde urządzenie w gabinecie może mieć inny termin.
Laser przewozimy między pomieszczeniami. Jak to zapisać?
W MedPass przeniesienie to zdarzenie „Relokacja” z nową jednostką organizacyjną. Lista urządzeń pokazuje laser od razu w nowym pomieszczeniu, a jego historia i terminy zostają przy nim. Jak podzielić gabinet na jednostki, decydujesz sam: mogą to być pomieszczenia albo cały gabinet jako jedna jednostka.
Czy MedPass zapisuje, którym laserem wykonano zabieg u pacjenta?
Nie. MedPass prowadzi ewidencję i historię techniczną sprzętu, a nie dokumentację medyczną. Zabiegi i dane pacjentów zostają w dokumentacji medycznej gabinetu.
Inne typy placówek
Przychodnia, POZ, AOSSprzęt w kilkunastu gabinetach, terminy u jednej osoby w jednym arkuszu. Jak wygląda ewidencja aparatury w przychodni i co się w niej zmienia.
StomatologiaW gabinecie stomatologicznym każde urządzenie ma inny rytm, innego wykonawcę i inny dokument. Jak prowadzić to w jednej ewidencji.
SzpitalEwidencja aparatury w szpitalu z podziałem na oddziały i pracownie. Laboratorium wzorcuje, RTG testuje, oddział robi przegląd, a lista jest jedna.
Laboratorium diagnostycznePipety, wirówki, analizatory i cieplarki mają własne terminy wzorcowania. Jak prowadzić ewidencję aparatury w laboratorium ze świadectwem przy urządzeniu.
Opieka długoterminowaŁóżka, materace przeciwodleżynowe, koncentratory tlenu i ssaki przenoszone między pokojami. Jak prowadzić ewidencję sprzętu w ZOL, ZPO i hospicjum.
Zobacz MedPass pod Twoje pytania
Pokażemy MedPass na rozmowie wideo, na danych pokazowych, i odpowiemy na Twoje pytania. Termin zaproponujemy w ciągu 24 godzin.
