Spis treści
Krótka odpowiedź
Ewidencję aparatury medycznej da się prowadzić w Excelu i w małej placówce często jest to rozsądny wybór. Arkusz musi mieć przy każdym urządzeniu dane identyfikujące, ostatnią czynność z datą, wykonawcą i wynikiem oraz termin następnej, bo to są rzeczy, które ustawa o wyrobach medycznych każe dokumentować. Arkusz zaczyna zawodzić nie przy liczbie wierszy, tylko wtedy, gdy pracuje na nim więcej niż jedna osoba, gdy potrzebna jest historia, a nie tylko ostatni przegląd, i gdy protokoły leżą gdzie indziej niż lista.
Co musi być w arkuszu
Zacznij od tego, co ma przetrwać kontrolę, a nie od tego, co da się wygodnie wpisać. Art. 63 ustawy o wyrobach medycznych (Dz.U. 2024 poz. 1620) mówi, co dokumentuje się przy czynnościach serwisowych: datę wykonania, wykonawcę, opis czynności, wynik i uwagi (ust. 3) oraz terminy następnych czynności (ust. 4). Do tego dochodzą dane, po których rozpoznasz konkretny egzemplarz, bo dwa aparaty EKG tego samego modelu w dwóch gabinetach to dwa osobne wiersze.
W praktyce wychodzi z tego piętnaście kolumn w czterech grupach:
- Urządzenie: nazwa, producent, model, numer fabryczny, numer inwentarzowy, rok produkcji.
- Miejsce: jednostka (gabinet, pracownia, oddział) i uwagi.
- Ostatnia czynność: rodzaj czynności, data wykonania, wynik, numer protokołu, wykonawca, wniosek.
- Plan: następny termin.
Taki arkusz, z trzema przykładowymi wierszami (autoklaw, aparat EKG, wirówka) i instrukcją wypełniania w drugiej zakładce, możesz pobrać za darmo, bez podawania adresu e-mail.
Dwie zasady oszczędzą Ci kłopotów później. Daty wpisuj w jednym formacie,
na przykład 12.03.2026, a nie raz tak, raz „marzec 2026”: tylko wtedy Excel
policzy z nich cokolwiek. I numer fabryczny przepisuj z tabliczki, nie
z faktury, bo przy kontroli porównuje się go właśnie z tabliczką.
Przypomnienie o terminach bez programu
Arkusz sam nikomu nic nie przypomni, ale może przynajmniej pokazać, co się zbliża. W naszym wzorze kolumna z następnym terminem koloruje się sama. We własnym arkuszu ustawisz to formatowaniem warunkowym (w polskim Excelu: Narzędzia główne → Formatowanie warunkowe → Nowa reguła → Użyj formuły):
=ORAZ(K2<>"";K2<DZIŚ())na czerwono: termin minął,=ORAZ(K2<>"";K2-DZIŚ()<=30)na żółto: termin w ciągu 30 dni.
Kolumna K to następny termin we wzorze; jeśli Twój arkusz ma inny układ,
zmień literę. Kolejność reguł ma znaczenie: czerwona musi być wyżej. Reguły
działają tylko na prawdziwych datach. Jeśli Excel wyrównuje datę do lewej
krawędzi komórki, traktuje ją jak tekst i kolor się nie pojawi.
To działa pod jednym warunkiem: ktoś musi ten plik otworzyć. Kolor w komórce nie wyśle maila osobie, która jest na urlopie.
Gdzie arkusz zaczyna zawodzić
Sama liczba urządzeń rzadko jest problemem. Arkusz na sto wierszy działa tak samo jak na dziesięć. Kłopot zaczyna się w pięciu sytuacjach, które zwykle przychodzą razem.
Historia znika przy każdym przeglądzie. Jeden wiersz to jedno urządzenie i jego ostatnia czynność. Po kolejnym przeglądzie ktoś nadpisuje datę i wynik, a poprzedni wpis przepada. Przykład: kontrola pyta o wynik testu sprzed dwóch lat, a w arkuszu jest tylko tegoroczny. Da się to obejść drugą zakładką, w której każda czynność to osobny wiersz, ale wtedy dwie zakładki trzeba trzymać w zgodzie ręcznie.
Protokoły leżą osobno. W arkuszu stoi numer protokołu, a sam dokument jest w segregatorze, w mailu od serwisu albo na dysku jednej osoby. Przy kontroli lista się zgadza, ale dokumentów szuka się po całej placówce.
Plik ma kilka wersji. „Ewidencja_2026_final_poprawiona.xlsx” na pulpicie, inna w mailu do kierownika, trzecia na pendrivie technika. Każda jest trochę inna i nie wiadomo, która jest prawdziwa.
Terminy zna jedna osoba. Arkusz otwiera ta sama osoba, która go założyła. Kiedy jej nie ma, nikt nie patrzy na kolory, a termin mija po cichu.
Usterki nie mają gdzie trafić. Pielęgniarka mówi o usterce na korytarzu albo dzwoni. Do arkusza to nie wchodzi, bo nikt nie dopisuje wiersza „aparat EKG w gabinecie 4 drukuje bez siatki”.
Uczciwa granica: kiedy zostać przy Excelu
Arkusz wystarczy, jeśli spełniasz wszystkie trzy warunki: sprzętu jest kilka sztuk, ewidencję prowadzi jedna osoba i placówka ma jedną lokalizację. Wtedy dobry wzór, formatowanie warunkowe i jeden segregator z protokołami w kolejności arkusza to rozsądny system. Program niewiele tu dołoży.
Jeżeli którykolwiek warunek przestaje być prawdą, na przykład dochodzi druga lokalizacja albo serwis przysyła protokoły do różnych osób, koszt utrzymania arkusza w zgodzie z rzeczywistością rośnie szybciej niż liczba urządzeń.
Jak przejść z arkusza do programu bez przepisywania
Arkusz nie idzie do kosza: jest najlepszym punktem startu. Programy do ewidencji zwykle umieją go wczytać. W MedPass import przyjmuje pliki XLSX i CSV, sam rozpoznaje nagłówki kolumn ze wzoru, a ostatnia czynność z każdego wiersza trafia do historii urządzenia, czyli do jego paszportu. Do chwili kliknięcia „Zapisz do ewidencji” nic nie trafia do bazy, więc najpierw widać podgląd z listą wierszy, które wymagają poprawki. Szczegóły są w instrukcji importu.
Przed importem warto zrobić jedno: usunąć z arkusza wiersze z przykładami i scalone komórki, które zostały po drukowaniu. Reszta, łącznie z pustymi polami, nie przeszkadza: wymagana jest tylko nazwa urządzenia.
Zobacz, jak wygląda ewidencja w MedPass
Zespół MedPass
Budujemy MedPass, system do ewidencji i dokumentacji aparatury medycznej. Piszemy o tym, jak placówki prowadzą sprzęt w praktyce, bez interpretowania przepisów.
