Co powinno być w dokumentacji urządzenia, żeby kontrola nie zaczęła się od szukania

Pięć rzeczy, z których składa się dokumentacja jednego aparatu

Dane identyfikacyjne. Nazwa, producent, model, numer fabryczny, rok produkcji i miejsce, w którym urządzenie stoi. Brzmi banalnie i jest najczęstszym brakiem, bo numer fabryczny przepisuje się z tabliczki raz, a tabliczka po kilku latach dezynfekcji bywa nieczytelna. Zdjęcie tabliczki zrobione w dniu przyjęcia sprzętu kosztuje dziesięć sekund i ratuje sytuację, w której nikt nie potrafi odczytać, co właściwie stoi w gabinecie.

Historia czynności. Każdy przegląd, naprawa, wymiana części i pomiar, z datą, wykonawcą i wynikiem. To jest serce dokumentacji i jedyna część, o którą pyta się wprost. Historia, w której są trzy ostatnie lata, a brakuje pierwszych dwóch, jest gorsza od historii krótkiej i pełnej: pokazuje, że coś zginęło, i każe pytać, co jeszcze.

Dokumenty, które po tych czynnościach zostały. Protokół z przeglądu, świadectwo wzorcowania, wynik pomiarów. Wpis mówiący „przegląd wykonany” bez dokumentu jest deklaracją, a nie zapisem.

Terminy następnych czynności razem z ich podstawą. Sama data nic nie mówi. Data z dopiskiem, skąd się wzięła, mówi wszystko: z instrukcji producenta, z umowy serwisowej albo z procedury placówki. To jest pole, które ludzie pomijają najczęściej i którego brak boli najbardziej po dwóch latach, kiedy nikt już nie pamięta, dlaczego akurat ta data.

Kto odpowiada za urządzenie. Jedno nazwisko przy aparacie rozwiązuje sytuację, w której coś przestaje działać i przez trzy dni nie wiadomo, komu to zgłosić.

Czego zwykle brakuje i dlaczego akurat tego

Braki są przewidywalne i prawie zawsze te same.

Najczęściej brakuje dokumentów sprzed zmiany osoby. Ewidencję prowadzi jedna osoba, w arkuszu, który sama założyła. Kiedy ta osoba odchodzi albo zmienia stanowisko, arkusz zostaje, ale kontekst znika: co znaczy pusta komórka, czy „2024” to data przeglądu, czy data zakupu.

Drugi w kolejności brak to dokumentacja sprzętu, który przyszedł spoza zakupu centralnego. Aparat przywieziony z darowizny albo przejęty z innej placówki nie ma nikogo, kto zająłby się jego papierami, bo nie przeszedł przez żadną procedurę.

Trzeci to instrukcja obsługi. Zwykle jest, tylko nikt nie wie gdzie, a to ona zawiera informację, od której zależy termin następnego przeglądu.

Jak to sprawdzić u siebie w dziesięć minut

Wybierz trzy urządzenia: jedno nowe, jedno najstarsze i jedno, które ostatnio się psuło. Przy każdym spróbuj odpowiedzieć na pięć pytań: kiedy był ostatni przegląd, kto go wykonał, gdzie jest dokument, kiedy jest następny i skąd wiadomo, że akurat wtedy.

Jeżeli przy którymkolwiek urządzeniu odpowiedź na dowolne z tych pytań wymaga telefonu do kogoś albo wizyty w innym pokoju, to jest dokładnie ta odpowiedź, której udzielisz kontroli.