Spis treści
Krótka odpowiedź
Pierwsza wizyta firmy serwisowej w nowej placówce często trwa dłużej, niż wynikałoby z liczby urządzeń, i zwykle z tych samych czterech powodów. Żaden z nich nie jest winą serwisu ani placówki: to normalna cena tego, że dwie strony pierwszy raz oglądają ten sam sprzęt. Da się ją obniżyć w jedno popołudnie, jeszcze przed przyjazdem technika, i warto to zrobić, bo drugi raz takiej okazji nie będzie.
Lista sprzętu, która zgadza się z rzeczywistością
Technik dostaje zwykle listę z księgowości, bo to jedyna, jaka istnieje na papierze. Lista środków trwałych i lista urządzeń z terminami to dwie różne rzeczy: pierwsza zawiera meble i komputery, a nie zawiera sprzętu przyjętego z darowizny albo przeniesionego z innej placówki.
Najtańsze przygotowanie to przejść korytarzem z telefonem i spisać, co naprawdę stoi w gabinetach, razem z numerem fabrycznym z tabliczki. Różnica między tą listą a listą z księgowości jest zwykle pouczająca i dla dyrekcji zwykle ciekawsza niż sam przegląd.
Dostęp do pomieszczeń i osoba, która wie, gdzie co jest
Brzmi trywialnie i jest najczęstszym powodem przestoju. Technik przyjeżdża rano, a gabinet zabiegowy jest zajęty do trzynastej, sterylizatornia zamknięta, a klucz ma osoba, która akurat ma wolne.
Warto wskazać jedną osobę na czas wizyty, która wie, gdzie co stoi i kto ma klucze. Nie musi znać się na sprzęcie. Musi umieć otworzyć drzwi.
Dokumenty, które serwis zobaczy, zanim dotknie urządzenia
Przy każdym aparacie przydaje się to, co technik i tak będzie chciał zobaczyć: instrukcja obsługi, poprzedni protokół, informacja o ostatnich usterkach. Nie chodzi o komplet, tylko o to, żeby nie szukać w trakcie.
Szczególnie warto zebrać zgłoszenia usterek z ostatniego roku, nawet jeżeli były zgłaszane ustnie. Aparat, który „czasem dziwnie piszczy”, to inna wizyta niż aparat bez historii, a informacja ta zwykle siedzi w głowie pielęgniarki, a nie w żadnym dokumencie.
Ustalenie, co zostaje po wizycie
To jest punkt, który najbardziej opłaca się ustalić przed, a nie po. Po wizycie zostaje protokół i data następnej czynności, i warto wiedzieć wcześniej, w jakiej formie je dostaniesz: papier, plik, skan. Placówki, które tego nie ustalają, po roku mają trzy formaty dokumentów od jednej firmy i żadnego sposobu, żeby je razem przeszukać.
Druga rzecz do ustalenia: kto wpisuje datę następnego przeglądu. Jeżeli robi to wykonawca w protokole, to jest dobre źródło i warto je zapisać razem z datą. Jeżeli nikt, to znaczy, że za rok będziesz szukać interwału od nowa.
Co z tym robi system
W MedPass firma serwisowa pracuje na tej samej karcie urządzenia co placówka i wypełnia protokół u Ciebie na miejscu, dołączając własny dokument. Do ewidencji trafiają wtedy trzy rzeczy naraz: plik, data wykonania i następny termin policzony od niej. Firma widzi ewidencję placówki tylko wtedy, gdy placówka ją zaprosi, i tylko do zakończenia umowy.
Zobacz, jak wygląda protokół z przeglądu
Zespół MedPass
Budujemy MedPass, system do ewidencji i dokumentacji aparatury medycznej. Piszemy o tym, jak placówki prowadzą sprzęt w praktyce, bez interpretowania przepisów.
